7 шагов к повышению эффективности работы персональных ассистентов и администраторов.

7 шагов к повышению эффективности работы персональных ассистентов и администраторов.

Уважаемые коллеги!

Традиционный выпуск дайджеста РЕР перед вами. Сегодня мы хотим поговорить с вами о «бойцах невидимого фронта» – ассистентах, помощниках, офис-менеджерах и администраторах. Их труд зачастую оказывается недооцененным, а потенциал – нераскрытым. Это же, в свою очередь, оборачивается потерями продуктивности и упущенной выгодой для компании.

Ниже вы найдете 7 простых шагов, которые позволят значительно повысить эффективность административного персонала, удовлетворенность работой и приверженность компании. Выиграют все!

Как этого достичь – читайте ниже.

Если вам понравится публикация, нажмите, пожалуйста, Like. Спасибо!

7 шагов к повышению эффективности работы персональных ассистентов и администраторов.

Автор статьи: Chrissy Scivicque

Перегруженные срочными, важными и многими другими делами руководители мало внимания уделают административному персоналу – личным ассистентам, офис-менеджерам и администраторам. Они, как бойцы невидимого фронта, делают незаметную, но важную работу, однако внимание на них обращают только в самых крайних случаях, когда надо «спасать ситуацию» или «что-то не так».

Следят ли они за вашим расписанием, покупают билеты и бронируют номер в гостинице, или же отвечают весь день на входящие звонки – эти специалисты помогают вам и вашей команде работать на полную мощность. Но, к сожалению, администраторы любого уровня часто остаются недооцененными, и более того – их потенциал не раскрывается в полной мере в большинстве случаев.

В наши трудные времена на администраторах принято экономить – или максимально сокращать их штат, или вовсе отказываться от их услуг. А те, кто остался пытаются справиться с возросшим объемом работы за меньшее время.

В результате перед бизнесом сейчас стоит задача научиться максимально грамотно и результативно использовать возможности этих незаметных, но иногда просто незаменимых сотрудников.

Как это можно сделать?

Недавно я проводила исследование, в котором приняло участие более 300 профессиональных администраторов из более чем 15 отраслей и около 200 организаций со всего мира. Респондентам было предложено поделиться своим видением задач и проблем, с которыми им приходится сталкиваться каждый день, а также предложить конкретные шаги со стороны менеджмента компании, которые помогут им реализовать свой потенциал на текущем рабочем месте. На основе этих ответов мы составили пошаговую стратегию повышения эффективности административного персонала.

Шаг 1. Вовлекайте.

Как и любой другой сотрудник в компании, офис-менеджеры и ассистенты показывают самые высокие результаты тогда, когда чувствуют себя вовлеченными в процесс развития бизнеса, ощущают свой вклад в общее дело. Регулярно общайтесь с ними, помогайте лучше понять их роль в компании, систему ценностей бизнеса и ключевые цели, а также как именно они (администраторы) могут способствовать их достижению.

Шаг 2. Озадачивайте.

Очень часто ваши помощники не раскрываются по-настоящему просто потому, что перед ними не ставят соответствующих задач. А ведь у них есть интересы, таланты и хобби, которые выходят далеко за пределы ежедневной рутинной работы.

Подмечайте способности своих ассистентов и увлечения, а потом ставьте разнообразные задания, которые потребуют от них использования неординарных способностей и более комплексного применения своих уникальных качеств. Такой подход поможет создать добавленную стоимость для компании, а также положительно скажется на эмоциональном состоянии самого сотрудника, его чувстве удовлетворенности работой.

Шаг 3. Наделяйте полномочиями.

Деятельность администраторов, как правило, зарегулирована, а полномочий у них – самый минимум.

Позвольте им самостоятельно принимать решения и действовать по собственному усмотрению. Дайте доступ к необходимым ресурсам и информации, но подчеркните, что они несут ответственность за последствия. Этот метод позволит им вырасти профессионально, принимать лучшие решения и принести больше пользы компании.

Шаг 4. Цените.

Каждый хочет чувствовать себя значимым – и ваши помощники не исключение. Они будут стараться оправдывать возложенные надежды. Чем больше вы уделяете им внимания – и относитесь как к важным членам команды – тем больше они будут соответствовать вашим ожиданиям.

Покажите своим администраторам, что цените их: похвалите при всех, признайте достижения, поблагодарите за вклад в общее дело компании.

Шаг 5. Ставьте четкие задачи.

Не заставляйте своих администраторов играть в сыщиков. Когда вы четко ставите задачу и сроки её выполнения, ваш помощник будет точно знать, чего от него ждут. Это же даст им возможность работать быстрее, делать меньше ошибок и находить лучшее применение своим способностям – все это для того, чтобы соответствовать вашим ожиданиям.

Шаг 6. Развивайте.

В то время, как у большинства топ-менеджеров есть доступ к большим бюджетам на тренинги и развитие, административный персонал зачастую оказывается обделен. Инвестируйте в их развитие – и смотрите, как они расцветают!

При регулярных развивающих занятиях и семинарах ваши помощники будут оттачивать свои способности, что позволит им брать на себя больше ответственности. Также отпадет надобность в постоянном контроле. Более того, они будут чувствовать, что их ценят. Приверженность компании вырастет вместе с эффективностью.

Шаг 7. Обогащайте.

Создайте пространство для личностного и профессионального роста своих помощников, дайте им возможность расти и обогащать свою жизнь благодаря работе. Поддерживайте их инициативы, ведение здорового образа жизни и позвольте держать баланс между работой и личной жизнью. Мы все хотим чувствовать, что наша работа помогает нам достигать своих реальных жизненных целей. Как и любой другой сотрудник компании, ваш администратор будет стараться больше, когда зарплата – не единственная мотивация, а есть что-то более ценное, пусть и нематериальное.

Описанные выше 7 простых шагов помогут вам вывести команду администраторов – и весь бизнес в целом – на гораздо более высокий уровень развития и прибыльности.

Управляйте эффективно!

Следите за обновлениями и присоединяйтесь к группе PEP® LinkedIn!

С уважением,

Команда PEP® WorldwideUkraine

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *