Дайджест РЕР®. Информационная дисциплина: как эффективно управляться с бурным потоком данных.

Дайджест РЕР®. Информационная дисциплина: как эффективно управляться с бурным потоком данных.

Уважаемые коллеги!

Представляем вашему вниманию очередной выпуск дайджеста PEP® Worldwide Ukraine “Efficiency Newsletter”.

Сегодня мы продолжаем цикл публикаций по теме эффективного управления информационным потоком.

Сегодня каждый из нас как никогда перегружен различными отчетами, постоянными уведомлениями и «копиями» важных сообщений. Разумеется, видеть «всю картинку целиком» и принимать адекватные решения становится все сложнее. Справиться с этой ситуацией поможет внедрение «информационной дисциплины».  Как это сделать – читайте ниже.

Как эффективно управляться с быстро растущим потоком информации?

Автор статьи: Рон Ашкенас, управляющий партнер Schaffer Consulting.

Как вы считаете, стало ли в наши дни проще получать необходимую информацию? Еще каких-то 10-15 лет назад основными источниками информации для нас были газеты и журналы, передачи на радио и выпуски теленовостей. Сегодня же мы просто тонем в потоке сообщений: к привычным «аналоговым» медиа присоединились мобильные телефоны, электронная почта и вездесущий спам, френд-лента на Facebook и LinkedIn, блоги, Twitter и многое другое. Жизнь в современном мире просто вынуждает нас быть в курсе всех событий.

К сожалению, увеличение объема информации снижает качество восприятия и понимания. Теперь приходится больше времени и усилий тратить на её «употребление»: сортировку, отделение зерен от плевел – фактов от мнений, ну и конечно же – поиск адекватного применения полученных знаний. И если нам не удается научиться делать это эффективно, то в итоге мы оказываемся менее осведомленными.

Умение синтезировать и делать выводы из огромного количества информации становится приоритетной задачей не только для политиков и пиарщиков – это вызов, брошенный всем организациям и компаниям без исключения. Например, глава отдела одной из FMCG -компаний рассказала мне, что ей и её команде приходится обрабатывать несколько десятков отчетов еженедельно для того, чтобы ясно представлять, как идут дела в компании. Но к тому времени, как они приходят к нужным заключениям – уже становится слишком поздно что-либо предпринимать. Похожая ситуация в одной из знакомых мне IT-компаний – постоянно растущее количество статистических данных привело к тому, что реагировать они успевают только на самые последние события, часто отвлекаясь на проблемы-следствия вместо устранения причин, а также практически не могут анализировать тренды.

Объемы информации в деловом мире растут в геометрической прогрессии на всех уровнях. Но важен не сам факт «затопления» информ-потоком, а то, что все сложнее становится делать выводы и прогнозировать дальнейший ход событий. Не так давно руководители компаний регулярно получали хорошо структурированные и наглядные финансовые отчеты, на основании которых можно было выстраивать политику компании, стратегию и принимать тактические решения. Теперь же менеджеры высшего звена помимо этих стандартных докладов получают массу писем с данными и мнениями со всех фронтов: финансового отдела, операционного, маркетингового и т.д.

Настало время всем, кто задействован в управлении организацией, перейти на новый уровень информационной дисциплины. Сделать это помогут следующие пять шагов:

  1. Вместо того, чтобы пытаться охватить все возможные показатели, необходимо сосредоточиться на ключевых индикаторах. Для анализа краткосрочных результатов лучше всего смотреть на свежие и актуальные данные, вместо тех, что поступают с заметным опозданием. Однако не забывайте, что эта информация должна быть достаточной для принятия решений.
  2. Отделять мнения от фактических данных. Разные люди по-разному воспринимают одни и те же события, а потому их интерпретация зачастую может быть далека от истины.
  3. Исследовать тренды и характерные «шаблоны». Это значит, что уделять внимание нужно не просто текущей информации, но обязательно наблюдать её в развитии – отслеживать тенденции, характер изменений и их причины.
  4. Время от времени анализировать «экосистему». Так как сейчас информация поступает из огромного количества источников, иногда просматривайте сами эти источники – что и откуда к вам приходит. Скорее всего, окажется, что многие из них не несут никакой полезной нагрузки, а только отнимают время и внимание. В то же время, вы можете недополучать ключевую информацию от тех, кто может её предоставить.
  5. Используйте информацию как основу для совместного анализа ситуации и прогнозирования. Для этого вам понадобятся люди с разными подходами к анализу данных и современные аналитические инструменты. Организуйте свою команду таким образом, чтобы каждый, кто может повлиять на принятие решений, в сжатом но содержательном виде подавал свои рекомендации и их обоснование.

Современные технологии дают нам доступ практически к любой информации. Однако чтобы грамотно и эффективно пользоваться ею нам всем придется приложить немало усилий. Но оно того стоит!

А как вы справляетесь с бурным информационным потоком?

Выпуск подготовлен командой PEP® WorldwideUkraine.

Читайте, развивайтесь и будьте эффективными!

Присоединяйтесь к группе PEP® LinkedIn!

С уважением,

Команда PEP® WorldwideUkraine

Делитесь полезной информацией с коллегами, подчиненными и друзьями:

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *