Дайджест РЕР®: Как остановить лавину писем?

Дайджест РЕР®: Как остановить лавину писем?

Уважаемые коллеги!

Представляем вашему вниманию очередной выпуск дайджеста PEP® Worldwide Ukraine “Efficiency Newsletter”. Сегодня мы расскажем о приемах, которые позволят вам справиться с бесконечным потоком писем, упорядочить почту и не тратить время на поиски затерявшихся сообщений.

Как именно облегчить себе жизнь при помощи простых и действенных правил – читайте ниже.

Как остановить лавину писем?

Все больше людей жалуется на большое количество электронных писем. Наверняка, вы и сами столкнулись с этой проблемой – и тоже получаете по несколько сотен писем в день, иногда весь день проводите, отвечая на входящие письма. И зачастую  – не можете найти нужное письмо. Некоторые компании уже ведут решительную борьбу с этим явлением. Так, генеральный директор французской IT-компании Atos, например, нацелен запретить внутреннюю переписку к 2013 году. Volkswagen в Германии согласился не отправлять писем некоторым работникам в нерабочее время. Если уже такие компании принимают столько радикальные меры, то не пришло ли время и нам с вами что-то сделать с постоянным потоком писем?

Что говорят эксперты?

Эксперты в сфере личной эффективности выступают против столь кардинальных подходов. Конечно, электронные письма могут оказывать негативное влияние на общую производительность, – утверждают эксперты, но и отказываться от них нельзя – ведь это отличный рабочий инструмент! Многие пользуются электронной почтой уже много лет, и не представляют своей жизни без этого средства коммуникации. Боб Позен, преподаватель в Гарвадской Бизнес Школе, уверен: можно попытаться свести количество писем к минимуму, но отказаться от них не получится. А вместо радикальных мер как в компании Atos, профессионалы предлагают научиться контролировать поток электронных писем и правильно пользовать этим инструментом. В этом вам помогут несколько простых правил:

Поймите, что проблема не в почте как таковой

Согласно мнению экспертов, лавина писем – это лишь симптом более серьезной проблемы – отсутствие четких и эффективных процессов обработки входящей информации. Если в вашей компании очень неоднозначные принципы принятия решений, а люди не могут получить внятного ответа от своих коллег, то вся внутренняя почта будет забита письмами с запросами и назначенными встречами. В итоге сотрудники вязнут в массе нерешенных задач, из-за чего пишут еще больше писем!

Один из специалистов по эффективности рассказывает такую историю. Однажды у него был один клиент, у которого было около 3-4 тысяч нерешенных писем-задач! Когда он окончательно решил все отложенные вопросы и увидел перед собой пустую папку «Входящие», то автоматически сократился и поток писем, и количество встреч! Коллеги получили необходимую информацию для продолжения работы, и им больше не требовалось его переспрашивать или встречаться с ним. Чем эффективнее вы обрабатываете письма, тем реже вам придется ходить на встречи.

Контролируйте поток входящих писем

Другой способ снизить затраты времени на электронные письма заключается в том, чтобы «прикрутить кран». На практике нужно отписаться от рассылок, которые вы не успеваете читать, отключить уведомления Facebook или Twitter. Также проверьте, в каких случаях вас ставят в копию при переписке, и если в этом нет необходимости – попросите не дублировать такие письма на ваш адрес.

Позен также рекомендует писать меньше писем в целом – насколько это возможно, и ставить как можно меньше людей в копию. Нажимайте кнопку «Ответить всем» только когда это действительно нужно делать. И также не стоит надеяться, что переписка поможет решать глобальные или сложные вопросы – скорее всего она только усложнит принятие решений, а писем станет еще больше. Посмотрите внимательно на задачи, которые перед вами стоят, и определите те, которые лучше решать с глазу на глаз или по телефону. Практикуя такой подход, вы поможете не только себе, но и другим подадите хороший пример.

Очистите папку «Входящие» и держите её пустой

Не важно, сколько из описанных выше правил вы примените на практике, у вас все равно наверняка есть масса необработанных писем. Начните с того, чтобы очистить папку «Входящие». Если у вас много старых писем, то создайте подраздел «Старые входящие» – и перенесите все туда. Так вы сразу дадите зеленый свет практике «чистого рабочего стола».

Как только количество полученных писем приблизится к нулю, сразу начните сортировать входящую корреспонденцию. Вот три шага, которые помогут упорядочить процесс:

Удалить. Просмотрите входящие на предмет ненужных писем – рекламы, просроченных приглашений и т.д. 80% из них можно спокойной удалить исходя из заголовка письма.

Ответить. Если на ответ у вас уйдет всего несколько минут – отпишитесь. «Если откладывать, то потом придется тратить время на поиск письма или попытки вспомнить, что же вы хотели сказать», говорит Позен.

Сортируйте. Для всех остальных писем создайте соответствующие подразделы по важности, проекту, теме – и распределите по папкам.

Выделяйте время в течение дня  на обработку почты. Если проверять ящик каждые 5 минут, то вы будете проводить практически все время в почтовом клиенте. С другой стороны, проверять входящие раз-два в день тоже не очень продуктивно. «Многие отправители писем ждут немедленного ответа», утверждает Позен.

Будьте осторожны с правилами

Согласно опыту экспертов, внедрение принципиально новых правил по обработке корреспонденции для большого количества людей (всей компании, к примеру), а также указания как именно и когда работать с почтой, скорее всего не даст никаких результатов. Зачем нагружать подчиненных глупыми правилами? Как правило, такой подход не работает, так как люди плохо воспринимают «механические правила».

Это, конечно, не значит, что все правила – это зло. Можно составить небольшое руководство для себя и для тех, с кем вы непосредственно общаетесь. Точно также рекомендуйте других сотрудников вовлекать в переписку в первую очередь только тех, с кем они больше всего работают, от кого конкретно зависит то или иное действие. Проведите собрание на тему электронной переписки – и постарайтесь прийти к единому мнению сообща.

Возьмите «почтовый отгул»

Электронная почта стала настолько неотъемлемой частью нашей жизни, что иногда стоит взять тайм-аут,  и некоторое время не проверять почту вообще. Например, во время отпуска или просто в течение определенного дня. Это поможет отвлечься от бесконечного потока электронных писем, и посмотреть на свой рабочий процесс со стороны. Конечно, не у всех может получиться отказаться даже на некоторое время от почты, но попробовать стоит.

Принципы:

Делать:

Быстро отвечайте тем, кто требует вашего внимания или информации прямо сейчас – это сэкономит вам время в будущем.

Когда не можете ответить сразу – назначайте время в календаре для ответа.

Берите «почтовый тайм-аут».

Не делать:

Думать, что электронная почта – это проблема. Заваленный письмам ящик – это лишь симптом, что у вас нет четких процессов принятия решений.

Отправлять письма из одного слова или отвечать всем участникам переписки – так вы будете получать все больше и больше писем.

Предполагать, что общая «почтовая стратегия» компании решит все проблемы – сосредоточьтесь на том, что действительно можете контролировать – на своем поведении.

Выпуск подготовлен командой PEP® WorldwideUkraine по материалам публикации «Stop Email Overload”.

Читайте, развивайтесь и будьте эффективными!

Присоединяйтесь к группе PEP® LinkedIn!

С уважением,

Команда PEP® WorldwideUkraine

Делитесь полезной информацией с коллегами, подчиненными и друзьями:

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *