«Куда уходит время?»: Встречи, заседания и лавина писем. Результаты и рекомендации.

«Куда уходит время?»: Встречи, заседания и лавина писем. Результаты и рекомендации.

Уважаемые коллеги!

Третья порция результатов исследования «Куда уходит время?» уже в эфире. Сегодня мы разбираем пару опросов «Время на встречах» и «Обработка почты» (первая часть, вторая часть). По традиции мы рассмотрим диаграммы и графики, отражающие, сколько времени уходит на каждый из этих пунктов у наших респондентов, а также поделимся своими соображениями и полезными статьями, которые помогут расходовать свой ресурс эффективно.

Если вам понравится публикация, нажмите, пожалуйста, Like. Спасибо!

Сколько в среднем часов в неделю вы проводите на встречах?

8 часов в неделю на встречах – это много или мало? Кто-то скажет – да я половину рабочего времени провожу на встречах – работа такая, продавать, к примеру – все в порядке. А кто-то только вздохнет, потому что тоже половину дня проводит в переговорной на решении вопроса «Какой марки закупить принтеры? Или может все-таки МФУ?».

Исходя из ответов наших участников, только чуть более четверти участников (27%) на встречах проводит более 8 часов в неделю.

Стоит заметить, что даже малое время, проведенное на встречах, может говорить о частых прерываниях в работе. То есть вместо того, чтобы провести одну встречу с 5 коллегами в течении 1 часа, и решить вопрос, мы можем отвлекаться на каждого из них каждый час по 10-15 минут, но так и не получить результата. По сути, цель любой встречи – прийти к общему знаменателю и выработать план действий, что существенно сэкономит время на уточнениях, переписке и звонках. В таком формате и 12 часов на встречах могут не быть проблемой, если вопросы решаются конструктивно, а значит и любая встреча – это инструмент для снижения количества прерываний.

Повысить эффективность совещаний и переговоров вам помогут подходы, изложенные в статьях «Как тратить меньше времени на встречи?» и «Как составить результативный план встречи? 5 минут на подготовку против часа на заседании».

Сколько времени у вас уходит на обработку почты в течение дня?

Электронная почта – куда без неё в наше время? Как ни странно, мессенджеры и социальные сети так и не пошатнули позиций одного из самых старых способов интернет-коммуникации. Даже напротив – почты становится все больше: рабочие письма, личные, уведомления Facebook и от двух десятков групп LinkedIn, не говоря уже о спаме и прочих рассылках.

Аудитория опроса демонстрирует весьма оптимистичные результаты – 2/3 опрошенных справляются с чтением и написанием писем меньше чем за час в день. И лишь каждый пятый проводит за этим увлекательным занятием более 2 и более часов.

Надо заметить, что электронные письма имеют свойство постоянно требовать к себе внимания не только своим количеством, но и уведомлениями. А если вы ведете несколько проектов и работаете с большим количеством людей (или начальствуете над ними) – то постоянные «копии копий», «утвердите пожалуйста» и

Разобрать завалы и навести порядок в своем почтовом ящике, а также в переписке по компании в целом вам помогут статьи «Как остановить лавину писем?» и «Наводим порядок в почтовом ящике».

Желаем продуктивных встреч и эффективных писем!

Следующий выпуск будет посвящен вопросам отдыха и перемещений на работу и домой, и выйдет в понедельник.

Благодарим всех, кто согласился ответить на наши вопросы и прислал свои собственные комментарии!

Следите за обновлениями и присоединяйтесь к группе PEP® LinkedIn!

С уважением,

Команда PEP® WorldwideUkraine

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *