Олег Проценко: Eфективність – це “зелене поле” з величезними перспективами для розвитку

Олег Проценко: Eфективність – це “зелене поле” з величезними перспективами для розвитку

Интервью Innovations.com.ua. Оригинал здесь.

Якими навиками ефективності повинен володіти управлінець? Що важливіше – персональна чи командна ефективність? Про все це Innovations дізнавався у Олега Проценка, генерального директора “IBT Ukraine”


Innovations: Що на Вашу думку є важливішим, персональна ефективність чи командна ефективність? На що слід робити ставку компаніям?

Олег Проценко: Ефективність системи визначається ефективністю найслабшої ланки. Кожен працює у певній системі, тому звичайно вона дуже важлива, це – база, фундамент. Але без командної ефективності це просто група розрізнених професіоналів і очікувані цілі досягнуті не будуть.

Яскравим прикладом є футбольний клуб “Real Madrid”, де зібрали світових зірок футболу. І здається, що ця команда мала б бути на голову вище за всі інші, але цього не відбувається. Тому обидві складові важливі, але порядок такий – від персональної ефективності до командної. Персональна ефективність, це передумова.

Без командної ефективності команда – це просто група розрізнених професіоналів.

Innovations: Якими навиками, в першу чергу, повинен володіти управлінець? Що сприяє розвитку цих навиків?

Олег Проценко: Якщо ми проаналізуємо, чим займається сучасний управлінець, то дійдемо висновку що більшу частину часу від обробляє інформацію. За статистикою, яку наводить компанія Microsoft, сучасний “information worker” витрачає на роботу з інформацією до 80% часу. За інформацією IBT International, 10% часу ми витрачаємо на пошук збереженої раніше інформації.

Управлінець отримує інформацію, створює “додаткову вартість” цієї інформації  (власне те, за що він отримує платню) та перенаправляє ії далі: у вигляді наказів, делегованих завдань або архівних файлів. Власне все це і зумовлює те, що навички ефективної роботи з інформацією – це база, фундамент на якому повинні будуватися всі інші компетенції керівника.

За статистикою, яку наводить компанія Microsoft, сучасний “information worker” витрачає на роботу з інформацією до 80% часу.

Розвиток навичок роботи з інформацією – це процес, як і будь який інший процес навчання. Перший крок до цього – віддзеркалення ситуації та усвідомлення того, що опрацювання інформації – це величезний шматок роботи управлінця, який варто робити ефективно.

Innovations:  Сьогодні стає все важче і важче контролювати швидкий потік інформації. Як фільтрувати дійсно якісну та корисну інформацію? Чи існують такі інструменти?

Олег Проценко: Тут варто усвідомити, що загальна кількість інформації у світі подвоюється в середньому кожні три роки. Це шалений темп збільшення, тому кожен має усвідомлювати, що вона може бути як другом, так і ворогом.

Обробити всю інформацію просто неможливо. Треба встановлювати певні фільтри. Величезну роль відіграє корпоративна культура компанії.

Розвиток навичок роботи з інформацією – це процес, як і будь який інший процес навчання.

Для прикладу, розглянемо електронну пошту. Я працюю коучем і бачу електронну пошту топ-менеджерів. Це величезна кількість листів, а особливо з позначкою “копія”. Менеджер великого банку може отримувати до трьохсот електронних листів в день, з яких половина, або навіть більша половина, – “копія”. Коли починаєш аналізувати, чому людину ставлять в копію, то розумієш, що співробітники просто хочуть продемонструвати свою активність. І це означає, що сам керівник у цьому винен, бо він так побудував систему – спостерігати за процесом, а не результатом. Йому необхідно, щоб люди щось робили, тому підлеглі постійно ставлять його в копію. І здається, що керівник витрачає не багато часу читаючи цю переписку, але насправді, сумарний час вражає.

Якщо керівники витрачають багато часу на обробку інформації, то це означає, що вони неправильно побудували систему корпоративної культури та цінностей. Для них важливий процес, а не результат.

Чим тут можна зарадити? Вони повинні отримувати інформацію тільки тоді, коли тут від них потрібна додана вартість, або коли цю інформацію дійсно варто знати керівникові. Дуже багато залежить від керівника – які правила гри він встановить.

З власної практики можу сказати, що якщо керівник отримує більше 100 листів на день, то це для мене знак, що він насправді втрачає пріоритетні функції керівника і є “придатком комп’ютера”. Можна легко підрахувати, що отримуючи більше 150 листів на день, а потім відповідаючи на кожен лист по дві хвилини, в середньому, це виходить – п’ять годин неперервної праці. Тоді часу на стратегічне мислення не вистачатиме зовсім.

Якщо Ви маєте величезний потік інформації, то це означає, що Ви замкнули інформацію на собі і не вмієте ефективно делегувати. Інформація має надходити в переробленому вигляді – дайджест чи звіт. Керівник, який працює з сирою інформацією, може в ній просто затонути.

Innovations:  Ефективність компанії – це система добре прописаних процесів чи сукупність персональних якостей кожного співробітника, які підсилюють загальну ефективність компанії?

Олег Проценко: Звичайно і те і інше. Але дуже важливо, щоб співробітники використовували одні й ті самі навички індивідуальної ефективної роботи. Це гарантує єдині підходи, що гарантуватиме ефективність використання вже прописаних процесів.

Якщо Ви маєте величезний потік інформації, то це означає, що Ви замкнули інформацію на собі і не вмієте ефективно делегувати.

Наприклад, на наших програмах ми наголошуємо, що електрона пошта не є елементом негайної реакції. Кожен працівник має своє завдання, свої плани. Тобто надсилаючи пошту, співробітники повинні розуміти, що відповідь не прийде негайно, тому слід бути проактивним, тобто відправляти запит заздалегідь, даючи час колезі знайти місце в своєму графіку, коли він зможе відповісти на запит. Мислення сьогодні на сьогодні та визначення завдань на вчора є неефективною дисципліною.

Що стосується процесів, то це абсолютно необхідний, але  все ж таки наступний крок. Без узгоджених та прийнятих до використання індивідуальних навичок процеси завжди буксують, і Ви ніколи не зрозумієте чому. Тому алгоритм такий – імплементація ефективних індивідуальних навичок та через них – робочих процесів.

Innovations:  Інструменти, що підвищують ефективність роботи, мають обмеження чи можуть бути застосовані для кожної людини, кожної компанії? Чи існують обмеження по галузях?

Олег Проценко: Обмежень по галузям не існує, якщо це робота типового “інформаційного працівника”. Є тільки обмеження по окремим посадам, які працюють в режимі “авіадиспетчера”. Люди, що працюють в цьому режимі не потребують довгострокового планування. І тут важлива миттєва реакція, напрацьовані звички, знання та досвід. Наприклад, в такому режимі працюють секретарі.

Mobile Work Environment сприяє ефективній організації робочого процесу і балансу між роботою та особистим життям.

Innovations:  Чи погоджуєтесь Ви, що клімат “творчої роботи” (як то офіс компанії Google) сприяє більшій продуктивності персоналу компанії? Чи потрібно українському бізнесу переймати цю інноваційність?

Олег Проценко: Я за релакс  упродовж робочих годин. Такий релакс дозволяє потім повернутися до робочого місця повністю сконцентрованим. Це окрема тема, дуже важлива, тому що є багато інших напрямків розвитку сучасного бізнес середовища. Думаю, що офіс Google – це PR, який має на меті показати інноваційність компанії.

Мені здається, що більш перспективним напрямком розвитку є мобільне робоче середовище (Mobile Work Environment). Система, коли ви можете працювати там, де хочете – в офісі, кав’ярні, вдома, і при цьому матимете доступ до всіх необхідних ресурсів. Є завдання, яке ви виконуєте і ніхто вас не контролює. Тоді офіс стає місцем, де співробітники час від часу, збираються, щоб обговорити прогрес і поставити нові цілі. Для прикладу, в компанії Microsoft Ukraine є 30 переговорних кімнат, і при цьому не кожен співробітник має власне робоче місце. Вони працюють вдома і лише приходять до офісу, щоб обговорити план дій чи підвести підсумки.

Така концепція сприяє ефективній роботі, адже у кожної людини свій біоритм: дехто краще працює в першій половині дня, а дехто – ввечері, чи навіть вночі. Mobile Work Environment сприяє ефективній організації робочого процесу і балансу між роботою та особистим життям.

Але я проти того, щоб під творчою атмосферою ховали безлад та невміння організувати процес. Мені весь час доводиться стикатися зі спротивом при спробі втілювати правила, які сприяють підвищенню персональної та командної ефективності. І перший аргумент: мені так зручніше, це вбиває мою індивідуальність Але дуже і дуже часто за цим стоїть елементарне невміння керувати своїми пріоритетами та ресурсами, відсутність самодисципліни. Навіть будівельники, які робили ремонт моєї квартири, відносили себе до творчих особистостей і були не в змозі чітко визначити дату закінчення ремонту. Звичайно, є сфери, де творчий процес є вирішальним і там, можливо, мусять бути дещо інші підходи ніж наприклад, у головному офісу банку. Власне в цьому і полягає майстерність керівника – створити атмосферу керованої “творчої атмосфери”.

Підвищення ефективності – це “зелене поле”, яке має величезні перспективи для розвитку в нашій країні.

Якщо говорити про український бізнес, то, на жаль, мушу визнати із свого досвіду, що творча атмосфера – це все ще велика розкіш для українського менталітету. Наші люди, на превеликий жаль, більш звикли до авторитарного стилю.

Innovations:  Чи не могли б Ви проілюструвати простий, проте ефективний інструмент, який дійсно cпрацює та полегшить персональне навантаження?

Олег Проценко: Є цілий ряд простих та ефективних інструментів. Однією з найбільших проблем нашої ефективності є звичка відкладати роботу на потім. Проблема полягає у тому, що ми всі маємо звичку відкладати виконання завдань, а потім повертатися до них, а потім знову відкладати і т.д. В результаті, за статистикою, ми 5-6 разів повертаємося до одного й того ж завдання, перш ніж воно буде виконано.

Найбільш дієвий спосіб уникнути цього та заощадити час – робити це зразу. Do it now – це філософія нашої Програми Персональної ефективності.

Порада звучить тривіально, але існує реальна технологія, яка покращує цей процес.

Innovations:  Ми вживаємо в українській мові слово «ефективність», але при перекладі з англійської часто починаємо плутатись, адже там є два гарні слова: “effectiveness” та “efficiency”. Але це два інших англійських слова зі своєю ментальністю і перекладом. Effectiveness краще перекладати як результативність. Еfficiency – як раціональність. Чи потрібно розділяти ефективність на ці два поняття?

Можу погодитися з цим перекладом. Але це дійсно довга дискусія. Скажу відверто – я не знайшов єдиного тлумачення цих слів.  Є багато плутанини у західній пресі, ще більше в нашій. Ми в IBT Ukraine  використовуємо наступні дефініції та переклад:

Efficiency – ефективність , вміння робити дії правильно ( to do the things right).

Effectiveness – продуктивність, вміння робити правильні дії (to do the right things) для досягнення очікуваного результату.

Тобто, efficiency спрямована на процесс, effectiveness – на результат. Думаю ці два поняття можна об’єднати, але як це коректно перекласти – давайте запитаємо філологів.

Innovations:  Які українські компанії, на Вашу думку, є найефективнішими?

Олег Проценко: Можу відзначити Microsoft Ukraine та Укрсиббанк, які пройшли навчання в IBT Ukraine. Це компанії, які дійсно піклуються про розвиток свого персоналу, а не окремих менеджерів.

Але можу сказати, що підвищення ефективності – це “зелене поле”, яке має величезні перспективи для розвитку в нашій країні. Саме це спонукало мене змінити престижну посаду топ-менеджера у відомій іноземній компанії та заснувати свою компанію.

Innovations:  Як Ви особисто підвищуєте свою персональну ефективність?

Олег Проценко: Кожен офісний працівник, або іншими словами “білий комірець”, людина яка працює з інформацією, повинна усвідомлювати, що існує технологія роботи, як то технологія виробництва. На виробництві є технологічна карта – прописаний по крокам процес виготовлення деталей. Тому, працюючи з інформацією, є своя специфічна технологія.

Віддзеркалення процесу допомагає мені знайти відповіді на ці важливі питання.

Я весь час себе запитую: “Чи ефективно я працюю? Як вдосконалити процес, щоб робота стала задоволенням?”. Після чого шукаю методи покращення роботи. Віддзеркалення процесу допомагає мені знайти відповіді на ці важливі питання.

Також, я намагаюсь постійно використовувати технологічні новинки для того, щоб спростити робочий процес.

Innovations:  Яка Ваша персональна стратегія на наступні 3 роки?

Олег Проценко: В планах компанії головним завданням є постійний розвиток.

IBT Ukraine є ексклюзивним представництвом IBT Europe в Україні. В найближчі три роки ми плануємо відкривати свої представництва в Росії, Білорусії, Казахстані.

Якщо говорити про глобальну місію, то це сприяти підвищенню ефективності управлінців, для того, щоб вони знайшли баланс між роботою та персональним життям.


Читайте статтю Олега Проценка, генерального директора IBT Ukraine “Мобільне робоче середовище – готовність номер один”

Розмову вела Анна Глива

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *