Совет недели от PEP®worldwide-Ukraine: Тратим меньше времени на встречи.

Совет недели от PEP®worldwide-Ukraine: Тратим меньше времени на встречи.

Уважаемые коллеги!

Мы рады представить вам новый выпуск рубрики «Совет Недели». Сегодня речь пойдет о том, как можно экономить значительное количество времени на встречах. Тема выбрана не случайно – активность в бизнесе в феврале становится все более интенсивной, и разные совещания и переговоры занимают все большую часть дня. Как грамотно управляться с ними – читайте ниже.

Как тратить меньше времени на встречи?

Вместо того, чтобы тратить драгоценное время на бесконечные встречи и обсуждения различных вопросов, которые зачастую могут давать нулевой результат, лучше освободить место в своем рабочем графике для более значимых дел.

Сократить время, проводимое на совещаниях,  вам помогут следующие советы:

  • Интересуйтесь целью встречи. Соглашайтесь встретиться только в том случае, когда вы четкое понимаете, зачем человеку понадобилось ваше время и внимание. Возможно, удастся перенаправить его к тому, кто лучше разбирается в вопросе.
  • Комбинируйте встречи. Вместо того, чтобы назначать отдельное время для каждого собрания, ищите возможность объединить их, или поставить одну за другой.
  • Обменивайтесь информацией заранее. Сэкономить время на встрече можно, задавая участникам вопросы по теме заранее. В этом случае вы сможете еще до совещания подсказать людям, где есть необходимая информация, например, в статьях или правилах. Тем самым участники будут подготовлены и на часть вопросов у них уже будут готовы ответы.
  • Пользуйтесь телефоном. Чтобы время в поездке не пропало зря, организуйте, если это возможно, телефонные совещания, т.н. conference-call.
  • Озвучивайте временные рамки. Каждый раз, когда вы назначаете встречу или выделяете кому-то время, уточняйте, что вы, например, будете доступны с 16.00 в течение 15 минут. В такой ситуации человек постарается как можно четче изложить суть дела и найти решение.
  • Установите «часы приема». Обозначьте определенное время, в которое каждый сотрудник может обратиться к вам за советом. Это лучше, чем политика «постоянно открытых дверей», которая приводит к постоянным прерываниям в работе и мешает концентрации. Как вариант – можете проводить эти «приемные часы» в комнате переговоров – это будет хороший сигнал о том, что вы готовы к общению. Но не забудьте прихватить с собой журнал или книгу – вдруг никто не придет?
  • Говорите «нет». Помните, что вы не обязаны соглашаться на встречу со всеми, кто этого просит. Научитесь отказывать вежливо, но доходчиво – так, чтобы человек не попытался вас уговорить. Например «Я желаю вам удачи с вашим проектом. Но передо мной сейчас стоят другие задачи».
  • KPI (Key Performance Indicators). Определите и озвучьте цели встречи – то, чего вы хотите достичь в результате. Лучше всего будет написать это на специальной доске так, чтобы каждый участник видел конечную цель и не отвлекался на посторонние темы.

Напоследок, предлагаем вам ответить на простой вопрос: Сколько часов в неделю вы тратите на встречи?

Сколько в среднем часов в неделю вы проводите на встречах?

Показать результаты

Загрузка ... Загрузка ...

Пусть ваши встречи будут короткими, емкими и результативными!

С уважением,

Команда PEP® Worldwide Ukraine

Похожие статьи и записи:

Один комментарий

  1. Большую часть вопросов можно решить в телефонном и mail-режимах, все ценят свое время, лишние разъезды и потеря времени в пробках ни к чему.
    Skype тоже никуда пока не пропадал.
    Хотя по сложным продуктам и услугам (и сделкам от …..$) + со специфичными людьми (владельцами/директорами) – встреча-единственный вариант.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *