Совет Недели РЕР: Как составить результативный план встречи? 5 минут на подготовку против часа на заседании.

Совет Недели РЕР: Как составить результативный план встречи? 5 минут на подготовку против часа на заседании.

Уважаемые коллеги!

Представляем вашему вниманию очередной выпуск совета недели. Сегодня мы хотим предложить вам способ, который позволяет получать реальный результат от встреч, собраний и совещаний, а также – тратить меньше времени и сил на эти мероприятия.

Поможет нам в этом очень простая вещь – результативный план встречи. Как его составить за несколько минут – читайте ниже:

Как составить результативный план встречи

Сколько плохо спланированных, не продуманных заранее  встреч вам пришлось высидеть за свою карьеру? Думаю, очень много – нам всем это хорошо знакомо.

Все знают, что необходимо заранее готовиться к встрече. Всем известен тот факт, что хорошо продуманный план совещания позволяет сэкономит время, силы и позволит достичь конкретных результатов. Но почему-то мы часто забываем написать даже простейшую «повестку дня», а потом ловим себя на мысли, что время на заседании потрачено впустую.

Даже если удалось составить план встречи, все равно не удается избавиться от ощущения, что мы что-то упустили.

Какая же, собственно, разница между отсутствием плана, каким-нибудь планом и результативным планом?

Результативный план позволяет получить ощутимый результат от встречи.

Почему многим людям так сложно регулярно готовиться к встречам? Как правило, причины заключаются в следующем: не хватает времени, слишком сложно, всегда можно сымпровизировать, это чужая обязанность или никто меня не учил как это делать.

Ни одна из этих причин не является уважительной. Прийти на встречу неподготовленным, без плана – это просто непрофессионально, и мы не можем себе этого позволять. Нет плана – нет совещания.

Вот 4 простых шага, которые помогут вам написать результативный план встречи:

  1. Перед тем, как составлять сам план, необходимо определиться с целью собрания. Продумайте и запишите цель одним-двумя предложениями. Если вы не можете четко сформулировать то, зачем собственно собираются люди – вы не готовы их собирать для обсуждения. Спросите себя, что должно измениться или произойти после встречи? Нужно ли принять какое-то решение? Если да, то так и запишите, «выбрать тип проектора в комнату для переговоров». Или ваша цель – обменяться информацией, «удостовериться, что каждый в курсе возможностей и уникальных особенностей нового продукта компании».
  2. Продумайте, что должно получиться «на выходе». Каким именно должен быть результат совместно потраченного времени. Например, это может быть документ, в котором указано принятое решение, и причины, по которым оно было утверждено. Причем документ этот может быть очень коротким – но физический результат необходим. Что-то должно измениться после вашего собрания.
  3. Как только у вас получится сформулировать цель и конечный результат встречи – переходите к продумыванию последовательных шагов, ведущих к цели. Запишите их в виде нумерованного списка – это и будет ваш результативный план встречи.
  4. С этим планом необходимо ознакомить всех потенциальных участников встречи. Впервые озвучивать план на самом собрании некорректно. Начинать совещание необходимо только тогда, когда каждый из присутствующих четко понимает цель, конечный результат и знает шаги, которые необходимо пройти в процессе. Для этого лучше всего заранее все согласовать. Кстати, иногда необходимость в совещании отпадает в процессе его подготовки – вопрос решается в ходе предварительного обсуждения. Если вам удалось четко сформулировать все пункты – то коллеги и партнеры наверняка оценят ваши старания, и встреча пройдет как по маслу с запланированным результатом на выходе.

Как правило, на подготовку такого результативно плана – следуя перечисленным выше инструкциям – уходит всего несколько минут. И это время всегда окупается.

Грамотно сформулированная цель, четкий конечный результат и пошаговый план встречи объединяют людей для достижения конечной цели собрания и дают значительный осязаемый результат. Более того – участники чувствуют, что время потрачено не зря. Этот эффект положительно скажется на общем рабочем настроении, и позволит достигать еще больших результатов. (оригинал статьи)

Комментарий PEP®worldwide-Ukraine

На наш взгляд предлагаемая методика охватывает большинство моментов, которые необходимо учитывать при подготовке к собранию.

Можно добавить один весьма важный пункт:

5. Обязательно дать “эмоциональный посыл” – почему это собрание важно, почему именно ЭТИ люди приглашены, что даст организации успешное решение обсуждаемого вопроса.

Это особенно важно, если вы не являетесь непосредственным руководителем всех приглашенных и они могут найти массу поводов чтобы игнорировать собрание

Пусть ваши встречи буду быстрыми и эффективными!

И традиционный опрос недели (предыдущий здесь).

Сколько в среднем времени у вас уходит на подготовку к одной встрече или собранию?

Показать результаты

Загрузка ... Загрузка ...

С уважением,

Команда PEP® Worldwide Ukraine

Поделиться с друзьями и коллегами:

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *