Восхождение на Информационный Эверест: разбираем завалы на рабочем столе и жестком диске

Восхождение на Информационный Эверест: разбираем завалы на рабочем столе и жестком диске

Уважаемые коллеги!

Сегодня мы продолжаем цикл публикаций, посвященный принципам Программы Персональной Эффективности, основанный на одноименной книге Кери Глисона.

Новое издание книги «Работай меньше – успевай больше: Программа Персональной Эффективности» выйдет в издательстве «Манн, Иванов и Фербер» осенью этого года, а пока вы можете освоить базовые подходы прямо на страницах нашего сайта.

Как вы уже поняли из названия статьи, второй раздел книги знакомит нас с PEP®-методикой организации бумажной и электронной документации (файлов, папок и т.д.) таким образом, чтобы не терять необходимую, быстро находить нужную и не хранить лишнюю информацию.

Вопрос грамотной организации рабочих документов становится все более актуальным – и это касается всех белых воротничков. Особенно если учесть, что только на поиск нужной информации мы тратим до 10% рабочего времени – т.е. более получаса в день.

Запас повышения эффективности при таком раскладе, особенно в масштабах недели или месяца весьма велик.

Как же оптимизировать процесс обработки и хранения информации?

Во-первых, нужно начать с ограничения информационного потока – «прикрутить краник»: отписаться от ненужных рассылок, исключить себя из неактуальных переписок, отфильтровать спам и т.д.

Во-вторых – очистить реальный и виртуальный рабочие столы, разобраться с тем, что уже накопилось: обработать все залежавшиеся бумажные и электронные документы, удалить/выбросить ненужное и так далее.

Чтобы избежать повторного накопления вам понадобится неуклонно следовать правилу «Сделай это сейчас же!», о котором мы писали в прошлый раз, а также взять на вооружение универсальную PEP®технику обработки входящей информации – бумажной и электронной почты.

Заключается она в следующем:

Приходящая в течение дня корреспонденция, файлы и документы распределяются по трем (опционально – четырем) лоткам или папкам в почтовой программе:

  1. Входящие.
  2. В работе.
  3. Исходящие
  4. Для чтения (опциональный).

Пришел документ или письмо во «Входящие» – обработали или перепоручили, переложили ниже.

Ваша цель – к концу дня оставить пустыми все лотки на столе и ленту входящих в почтовой программе. Такой подход позволит уходить домой со свободной головой и чувством выполненного долга.

Навести порядок на жестком диске, и рассортировывать «твердые копии» поможет такая структура:

  • Рабочие файлы
  • Справочная информация
  • Архив
  • Личные файлы

А папки с документами следует распределить вот так:

  1. Основная папка (например, «Рабочие файлы»)
    1. Задачи/функционал (например «Клиенты» или «Маркетинг»)
      1. i.      Подразделы каждого функционала
        1. Файлы.

Причем желательно, чтобы на каждом уровне было не более 9ти элементов – иначе восприятие и поиск информации будут затруднены.

Такой метод обработки, сортировки и хранения информации поможет вам не только экономить место на жестком диске или в ящиках стола, но и не тратить лишнего времени на поиски нужной информации, а также не терять важные документы и материалы.

Удачи в процессе повышения эффективности!

Следите за обновлениями!

С уважением,

команда PEP® Worldwide – СНГ

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *