Дайджест РЕР®: Действенная альтернатива спискам дел.

Дайджест РЕР®: Действенная альтернатива спискам дел.

Уважаемые коллеги!

Представляем вашему вниманию новый выпуск дайджеста PEP® Worldwide Ukraine “Efficiency Newsletter”. Сегодняшний номер посвящен альтернативному и действенному подходу к организации своего рабочего графика, упорядочиванию выполнения задач и, в конечном итоге – более реалистичному планированию и повышению эффективности! Причем все это – без использования привычных списков дел.

Как именно работает этот альтернативный подход, и почему списки задач уходят в прошлое – читайте ниже.

Списки дел больше не работают. Какая альтернатива?

Автор статьи: Дэниэль Маркович, президент компании TimeBack Management и автор книги «A Factory of One».

Хватит составлять списки дел – от них никакого толку! Посмотрите на свой текущий список: сколько там висит невыполненных заданий еще с прошлого года? Как часто вы просматриваете его просто для того, чтобы найти и сделать двухминутное задание? А сколько там полноценных проектов, которым не место в списке дел, так как им требуется полноценное планирование?

Есть пять основных проблем, из-за которых списки дел столь неэффективны.

Парадокс выбора

Барри Шварц и Шина Лингар исследовали проблему множественного выбора, и оказалось, что выбирать сегодня становится все сложнее, так как нам предлагают все больше вариантов. Матовый или глянцевый экран? Телефон с клавиатурой или без? Шампунь с экстрактом алоэ или чабреца? И такое положение вещей подсознательно вызывает негативную реакцию, т.к. «стоимость» выбора становится все выше – приходится тратить больше времени на принятие решения. В дополнении ко всему, по результатам исследования Лингар, наш мозг способен справиться с максимум 7-мью вариантами выбора, все, что больше – уже слишком для нас.

Поэтому мы впадаем в ступор при виде 58 разных заданий в списке дел и начинаем действовать на автопилоте: целый час проверять почту вместо реального выполнения работы.

Разная сложность

Когда у вас в списке есть дела и на три минуты, и на тридцать три, то, скорее всего, вы переключитесь на задание, которое требует меньше времени на выполнение – и так получите свое законное чувство удовлетворения от того, что вычеркнули «целую задачу» из списка. Это значит, что вычитка нового 135-страничного сайта вашей  компании будет ждать своего часа еще очень, очень долго.

Различный приоритет

Когда список состоит из дел разной важности, то мы первым делом хватаемся за приоритет номер один, а номер три ждет до тех пор, пока сам не станет «номер 1». Однако может быть стоит позаботиться о техосмотре автомобиля заранее, пока это только «приоритет номер 3», ведь если у вас заглохнет двигатель посреди трассы в три часа ночи, то будет уже немного поздно, не так ли?

Нехватка информации

Списки дел, как правило, не дают достаточной информации о том, за что стоит браться и как именно решать поставленные задачи. Они все выглядят одинаково – три-четыре слова в каждой строчке. Непонятно, сколько времени займет то или иное задание, или наоборот – сколько времени у вас есть? Если вы не можете ответить на эти вопросы, то и правильный выбор задания сделать не сможете.

Недостаточная мотивация

Список дел не оградит вас от занятия наиболее интересными вещами в первую очередь, и всеми остальными (как правило, сложными и длительными) – в последнюю. Просто потому, что никакой мотивации в самих заданиях из списка дел не заложено. Китайский генерал Хан Ци использовал местность для «мотивации» своих солдат – он просто размещал войска спиной к реке, и отступать им было попросту некуда – только двигаться вперед, на врага! Не жестоко, но жестко работают программы, которые отключают интернет на время работы над конкретной задачей.

Альтернативой малоэффективных списков дел может стать то, что я называю «жизнь в календаре». Это значит, что вы исключаете дела из списка по мере того, как определились с тем, сколько времени займет выполнение, и когда вы за них возьметесь – и просто переносите их в календарь. Обязательно выделите время для работы с электронной почтой и один-два часа на непредвиденные обстоятельства. Так вы составляете «производственный план» для своей работы.

Календарная определенность в том, что и когда будет выполняться, избавляет вас от парадокса множественного выбора, расставляет приоритеты, конечные сроки и придает мотивации сама по себе – вы просто начинаете делать то, что нужно тогда, когда это нужно.

Очень отрезвляющая практика: вы, скорее всего, заметите, что очень сложно, а иногда и попросту невозможно найди место для всего и вся. Но такова реальность – а сейчас вы лишь увидели настоящую картинку своей жизни, состоящей из различных дел. И не важно, беретесь вы за них или нет – они все еще там.

Ставя задания прямо в календаре, вы можете лучше оценивать, получится ли у вас взяться за новую работу или включиться в новый проект. А если да, получится, то когда именно вы сможете им заняться и сделать.

Конечно, можно подумать, что отказать начальнику в предоставлении отчета к середине февраля – нереально. Но я настаиваю на том, что можно. Финансовый директор говорит «нет», когда нужно нанять новых людей или снять новый офис просто потому, что компания не может себе этого позволить – это часть его обязанностей (так отвечать). И на вас лежит точно такая же ответственность – достигать необходимого результата в рамках доступного вам времени.

Поэтому, сделайте себе одолжение – избавьтесь от списка дел, и начните жить по календарю прямо сейчас!

Оригинал статьи на английском тут.

Читайте, развивайтесь и будьте эффективными!

Присоединяйтесь к группе PEP® LinkedIn!

Подбор и перевод статей подготовлен командой PEP® WorldwideUkraine.

С уважением,

Команда PEP® WorldwideUkraine

Делитесь полезной информацией с коллегами, подчиненными и друзьями:

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *