Совет недели от PEP®worldwide-Ukraine: Наводим порядок в почтовом ящике.

Совет недели от PEP®worldwide-Ukraine: Наводим порядок в почтовом ящике.

Уважаемые коллеги!

Сегодня мы запускаем новую рубрику – «Совет недели». Каждую пятницу на сайте PEP® Worldwide Ukraine Вы сможете найти подготовленные для Вас небольшие, но интересные и полезные статьи-советы от прогрессивных зарубежных экспертов в сфере личной эффективности на русском языке.

Сегодня мы расскажем Вам, как быстро и качественно навести порядок в почтовом ящике.

Как правило, проведя всего неделю вне работы или же просто находясь в интенсивном рабочем режиме, мы сталкиваемся с тем, что наш e-mail оказывается до отказа забит письмами и по делу, и не по делу, и просто спамом. Однако чувствовать себя комфортно и продуктивно работать можно лишь в случае, когда все нужные входящие письма умещаются в «один экран».

Добиться этого можно следующим образом:

  • Начните с очистки ящика. В критических ситуациях, когда количество писем перевалило за 500 штук, переместите все письма старше одной недели в отдельную папку. Потом разберитесь с последними письмами и новыми – по мере поступления. Назначьте себе время на разбор папки с письмам старше одной недели и вернитесь к ним позже в назначенный час.
  • Разработайте систему обработки писем. Определитесь, какие из них стоит оставлять, а какие – удалять. Если есть такая возможность – сверьтесь с корпоративным сводом правил по этому вопросу. Также создайте отдельную папку для материалов из писем на жестком диске, а также обрабатывайте письма таким образом, чтобы они превращались в конкретные действия – например, запланируйте встречу в календаре или добавьте задачу в To DO List.
  • Разбирайте и разбирайтесь. Посмотрите на даты получения писем. Перейдите к самым старым, и решите, какие из них удалить, а какие – перебросить в соответствующую папку. Те, что останутся – отсортируйте по отправителю: очень часто новые письма основаны на старых – поэтому важно не потерять связь между ними.
  • Следование правилам. Следование правилу автоматической фильтрации сообщений – это очень мощный инструмент, который желательно начать использовать как можно раньше. Например, если вы получаете информационную рассылку, прочтение которой откладывается «на потом» – создайте папку «Прочесть», и перемещайте подобные письма туда.
  • Минимизируйте поток писем. Проанализируйте поток писем, и решите, от получения которых стоит отказаться – и просто отпишитесь от этих рассылок. Обязательно сообщайте людям о том, что, например «не нужно отвечать на это письмо» или «в дальнейшем обращайтесь к…».
  • Никаких исключений! Часто ящик забивается письмами просто потому, что мы откладываем принятие решения. У вас должно войти в привычку сразу отвечать на письмо сразу, либо запланировать время обработки, либо удалять его. Если вы боитесь, что сообщение может понадобится – создайте папку «Удалить позже» – и отправляйте такие письма туда, но не забывайте чистить её раз в месяц.

А дальше – наслаждайтесь порядком в вашем почтовом ящике и продолжайте следовать этим правилам!

Источник.

С уважением,

Команда PEP® Worldwide Ukraine

Похожие статьи и записи:

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *